Dicas de como tornar seu escritório mais tecnológico, sem perder o atendimento humanizado

Dicas de como tornar seu escritório mais tecnológico, sem perder o atendimento humanizado

Os escritórios que utilizam a contabilidade online tem a missão de conciliar o atendimento humanizado com o digital. 

Isso não poderia ser diferente, pois a tecnologia está cada vez mais frequente nessas empresas por conseguirem agilizar o atendimento e produtividade da equipe.

A boa notícia é que existem alguns recursos tecnológicos que garantem a eficiência e ajudam a promover um atendimento personalizado e de alta qualidade.

Quer saber mais? Confira aqui nossas dicas de como tornar seu escritório tecnológico, sem perder o atendimento humanizado.

Como a tecnologia mudou o atendimento na contabilidade

Os avanços da tecnologia contábil tem transformado o atendimento dos escritórios. Cada dia mais, encontramos empresas contábeis que utilizam chatbots, aplicativos e plataformas online para atender os seus clientes com agilidade e precisão.

Com a inclusão desses recursos na rotina, os profissionais conseguem desenvolver um relacionamento próximo com o cliente, sem gerar dependência.

Um bom exemplo disso, são as plataformas contábeis online, onde o profissional acompanha em tempo real a rotina contábil da empresa.

Apesar desses recursos promoverem tantos benefícios, é importante que o contador saiba equilibrar o atendimento humanizado com o robotizado.

Isso implica em entender que a tecnologia é apenas uma forma de agilizar os procedimentos.

A presença do contador é essencial para um atendimento de qualidade e de valor para o cliente.

Essa proximidade permite que o profissional torne-se um parceiro estratégico do negócio.

Dicas para ter um escritório tecnológico e humanizado

Tornar o seu escritório tecnológico, sem perder o atendimento humanizado não é uma tarefa impossível.

Hoje em dia, existem recursos digitais que aumentam a produtividade dos serviços e garantem uma proximidade com os clientes.

Para comprovar isso, selecionamos abaixo algumas dessas ferramentas e outras dicas para garantir a excelência no atendimento. Vamos lá?

Invista em canais de atendimento ao cliente

Os escritórios contábeis mais modernos contam com canais de atendimento ao cliente digitais.

A prova disso, é que muitos sites contábeis são equipados com chatbots e chats online.

Os chatbots são robôs programados para responder as perguntas mais frequentes dos clientes.

Eles têm ganhado força no mercado, por estarem disponíveis durante 24 horas por dia e 7 horas por semana.

No entanto, esses robôs devem prestar apenas um contato inicial. Para garantir um atendimento humanizado é importante que a equipe do escritório continue o contato com o cliente.

Para isso, podem ser usados aplicativos como Skype, Telegram ou WhatsApp que não geram custos e são eficientes. Dessa forma, você demonstra que está preocupado com o cliente.

Use plataformas de gestão

As plataformas de gestão online são recursos que agilizam e promovem um atendimento humanizado. Atualmente, os escritórios usam essa plataforma porque elas oferecem recursos como:

  • Compartilhamento de dados;
  • Chats online;
  • Conciliação bancária;
  • Elaboração de relatórios financeiros.

Através desse recurso, os profissionais podem acompanhar em tempo real a gestão financeira dos clientes. Além disso, tem a possibilidade de enviar mensagens diretas para esclarecer questionamentos.

Apesar de ser um contato virtual, os clientes sabem que do outro lado da tela está um profissional preocupado com a empresa.

Isso sem dúvida, torna o contador um parceiro estratégico. Sem dúvida, uma ferramenta que você precisa ter no seu escritório.

Opte por agendas virtuais para controle de prazos

Por falar em compartilhamento de dados, a agenda online é um recurso que pode ser utilizado para garantir o cumprimento de prazos.

Nela, é possível agendar as datas de envios de documentos fiscais que resultam em multas altas.

Além disso, o profissional pode compartilhar essa agenda com os clientes. Assim, ele sente que é parte do processo como um trabalho em equipe.

A boa notícia é que existem aplicativos gratuitos ou integrados em sistemas que realizam esse processo.

Caso opte por um app, uma boa opção é o Google Agenda. Ele oferece recursos úteis, gratuitos e online que são compatíveis em notebooks e smartphones, os clientes e sua equipe irão adorar.

Integração bancária e SPED Fiscal

Usar programas com conciliação bancária melhora o atendimento ao cliente de forma indireta.

Através delas, o contador pode exportar extratos OFX para efetuar a conciliação de maneira prática e ágil. As chances de cometer erros são mínimas, por quem usa esse recurso diariamente.

Além disso, o recurso do SPED Fiscal facilita o acesso a notas fiscais dos clientes.  Isso permite que o profissional não fique dependente do cliente e tenha acesso aos documentos fiscais com facilidade.

Adote recursos com computação em nuvem

A computação em nuvem é um recursos tecnológico que ajuda na produtividade do escritório. Por meio dela, os contadores conseguem armazenar os documentos de maneira segura e eficiente.

Ademais, existem plataformas que permitem o compartilhamento dos arquivos com os clientes e outros membros da equipe. Para fazer o gerenciamento, indicamos ferramentas como o Google Drive e Dropbox.

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